พื้นฐานเกี่ยวกับสำนักงาน - สุภลักษณ์ 058

ความหมายของสำนักงาน

การปฏิบัติงานในสำนักงานนับว่าเป็นงานที่มีความสำคัญที่องค์การธุรกิจประเภทต่าง ๆ ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้  ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจประเภทผลิตสินค้า  ขายสินค้า  หรือธุรกิจให้บริการ  งานสำนักงานมักเข้ามาเกี่ยวข้องอยู่ด้วยในทุก ๆ หน้าที่  เพื่อช่วยส่งเสริมสนับสนุนการทำงานให้เกิดความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น  งานสำนักงานเป็นงานที่เป็นศูนย์รวมของการให้บริการอำนวยความสะดวก  เพื่อให้กิจการหลักขององค์การธุรกิจดำเนินไปได้ด้วยดี เปรียบเสมือนงานแม่บ้านที่จะต้องดุแลความเรียบร้อยในเรื่องต่าง ๆ และงานให้บริการอำนวยความสะดวกแก่บุคคลภายใน และภายนอกหน่วยงานทุกระดับ

สำนักงาน คือ  สถานที่ที่ใช้สำหรับปฏิบัติงานในด้านเอกสาร  หนังสือหรือข้อมูลข่าวสาร สำนักงานถือเป็นเสมือนหัวใจและมันสมองของการบริหารงานทั่ว ๆ ไปในวงราชการ เอกชน และรัฐวิสาหกิจ  สำนักงานเป็นศูนย์รวมของการบริหารงานด้านต่าง ๆ  เช่น  งานสารบรรณ  งานบัญชี  บทบาทหน้าที่หลักของงานสำนักงานคือ  การให้บริการ แก่หน่วยงานอื่น  ทุกองค์การมีความจำเป็นที่จะต้องมีสำนักงานเพื่ออำนวยความสะดวกในด้านต่าง ๆ แก่บุคคลภายในและบุคคลภายนอกองค์การ

หน้าที่และบทบาทของสำนักงาน

หน้าที่ของและบทบาทของสำนักงานในแต่ละแห่งมีความแตกต่างกันตามแต่ประเภทของงาน แต่ส่วนใหญ่แล้วหน่วยงานภายในองค์การดำเนินการเกี่ยวกับงานสารสนเทศขององค์กร เกี่ยวข้องกับงานการวางแผน การควบคุมดำเนินการ ให้บริการเกี่ยวกับสารสนเทศทุกชนิดขององค์กร และบริการสิ่งอำนวยความสำดวกในการปฏิบัติงานให้ส่วนงานทั้งหมดขององค์กร เพื่อให้ดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ จึงได้แบ่งบทบาทของสำนักงานได้เป็น 2 ระดับ คือระดับพื้นฐาน และระดับสูง

2.1 บทบาทระดับพื้นฐาน (Primary Functions) ประกอบด้วย 7 หน้าที่ ดังนี้

1. งานที่เกี่ยวกับเอกสาร (Paperwork)

สำนักงานเปรียบเสมือนศูนย์ปฏิบัติการด้านเอกสาร และเป็นศูนย์กลางที่ใช้จัดเก็บ และค้นคืนเอกสารทั้งหมด เพื่อใช้ในการอ้างอิง ประกอบการตัดสินใจ หรือเพื่อใช้เป็นหลักฐานต่าง ๆ เป็นต้นในปัจจุบันงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารมีแนวโน้มที่จะลดปริมาณจำนวนเอกสารลงเนื่องจากมีเทคโนโลยี เข้ามาช่วยในการบริการจัดการ ทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้กระดาษ แต่ผู้อื่นก็ยังสามารถได้รับข้อมูลต่าง ๆ ครบถ้วนอาจโดยการส่งผ่านระบบอีเมล์ หรือระบบสารสนเทศ ในประเภทต่าง ๆ เป็นต้น

2. งานติดต่อสื่อสารและการประชาสัมพันธ์ (Communication and PublicRelation)

การติดต่อสื่อสารและการประชาสัมพันธ์นั้นสามารถทำได้ทั้งภายในองค์กร และระหว่างองค์กร ทั้งทางวาจา ลายลักษณ์อักษร หรือช่องทางสื่อสารอื่น ๆ เช่นโทรศัพท์ ระบบการประชุมทางไกล จดหมาย โทรเลข หรือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น ปัจจุบันเทคโนโลยีการสื่อสารแพร่หลายมากขึ้นจึงได้ประยุกต์เทคโนโลยีด้านนี้มาช่วยในการติดต่อสื่อสาร และการประชาสัมพันธ์องค์กรมากยิ่งขึ้น เช่น การประชาสัมพันธ์ผ่านเว็บไซต์ หรือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น

3. งานจัดให้มีสิ่งอำนวยความสะดวกทางภายภาพในสำนักงาน (Facilities)

งานด้านอำนวยความสะดวกภายในสำนักงาน โดยทั่วไปเรียกว่างานอาคารสถานที่ หรืองานพัสดุครุภัณฑ์ ซึ่งเป็นสำหรับจัดหาเครื่องมือเครื่องใช้ภายในสำนักงาน และยังรวมถึงการวางแผนการใช้พื้นที่สำนักงาน การเลือกทำเลที่ตั้ง การจัดแผนผังองค์กร การจัดสภาพแวดล้อมด้านต่าง ๆ เป็นต้น

4. งานวิเคราะห์และจัดระบบงาน (System Analysis and OperationManagement)

งานที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ระบบงานจะเกี่ยวกับการวิเคราะห์ และปรับปรุงงานการกำหนดมาตรฐาน และปรับปรุงให้เกิดวิธีการทำงานที่ง่ายขึ้น (Work Simplification) เพื่อประหยัดเวลา แรงงาน และลดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ภายในสำนักงาน การจัดลักษณะรูปแบบงานภายในสำนักงาน (Workflow Process) การควบคุมออกแบบ และการผลิตแบบฟอร์มใช้ในสำนักงาน (Forms Control, Design and Production) การทำคู่มือ (Manuals) งานเหล่านี้ต้องอาศัยทีมงานที่มีความเชี่ยวชาญเป็นพิเศษ อีกทั้งยังต้องมีความรู้ และประสบการณ์อย่างมากในการบริหารสำนักงาน

5. งานควบคุมระบบงานในสำนักงาน (Control)

การควบคุมระบบงานในสำนักงาน ส่วนใหญ่แล้วจะมีมาตรฐานกลางที่ใช้ในการควบคุมเพื่อให้การทำงานในสำนักงานมีลักษณะ แบบแผนที่เป็นมาตรฐาน เช่น ISO และ QC เป็นต้นเพื่อควบคุมคุณภาพของงาน ควบคุมสายการผลิต เพื่อให้ตรงตามมาตรฐานที่ได้กำหนดไว้

6. งานบริหารทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Management)

งานเกี่ยวกับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ หรือเรียกกันคุ้นปากว่า HR เป็นงานที่ต้องมีความรับผิดชอบสูง เนื่องจากเป็นการบริหารงานเกี่ยวกับมนุษย์ หรือบุคคล ซึ่งต้องใช้ความพิถีพิถัน และความละเอียดรอบคอบสูง เนื่องจากมนุษย์มีจิตใจอ่อนไหว ทำให้ง่ายต่อการชักจูงทั้งในสิ่งที่ถูก และผิด ดังนั้นในการคัดสรรบุคลากร จะต้องคัดสรรที่เหมาะสมกับงานที่ต้องการดังนั้นงานด้านนี้จึงต้องมีการกำหนดความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติงานในแต่ละตำแหน่งที่ชัดเจนแน่นอน อีกทั้งยังต้องทำการฝึกอบรมบุคลากร เพื่อเพิ่มความรู้ความสามารถของพนักงาน เพื่อนำกลับมาพัฒนาองค์กร

7. งานการเงินและบัญชี (Finance Management)

งานด้านการเงินและบัญชี ถือว่ามีความสำคัญต่อองค์กรเป็นอย่างยิ่ง เนื่องจากเป็นการควบคุมงบประมาณต่าง ๆ ทั้งรายได้ ค่าใช้จ่าย การเงิน ค่าจ้าง เพื่อไม่ให้องค์กรเกิดการขาดทุน เป็นต้น

2.2 บทบาทระดับสูง (Secondary Functions)

บทบาทระดับสูง คือการร่วมมือกันระหว่างสำนักงานกับแผนกต่าง ๆ ในองค์กร ในการให้บริการเป็นสำนักงานย่อยในแผนกต่าง ๆ เพื่อให้การบริการที่สะดวก และรวดเร็วต่อแผนกต่าง ๆ และยังรวมถึงการประสานงานอย่างใกล้ชิดกับฝ่ายบริหารในการรวบรวม จัดเก็บวิเคราะห์ และนำเสนอข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจ การวางแผนและจัดทำนโยบายต่าง ๆ ขององค์กรเพื่อรองรับการขยายตัวของสำนักงานในอนาคต

ความสำคัญของสำนักงาน

งานสำนักงานเป็นงานที่มีความสำคัญที่ทุกหน่วยงานไม่ว่ากิจการจะมีขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่จะต้องจัดให้มีส่วนที่เป็นสำนักงาน เพื่อทำหน้าที่อำนวยความสะดวก รับเรื่องราว เอกสาร การติดต่อต่าง ๆ  แต่งานสำนักงานมิได้มีหน้าที่เพียงแต่รับส่งเอกสารเท่านั้น  แต่ยังมีหน้าที่อื่น ๆ อีกมากมาย  เช่น  การดูแลความสะอาดเรียบร้อยของอาคารสถานที่ภายในและภายนอกสำนักงาน การประชาสัมพันธ์  งานพัสดุ  งานบุคลากร  งานจัดซื้อ  งานขาย  งานการเงิน  งานเหล่านี้จะมีงานสำนักงานเข้าไปแทรกอยู่ในกระบวนการปฏิบัติ  เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างสะดวกราบรื่นบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์การและช่วยเสริมสร้างความเข้าใจอันดีทั้งภายในภายนอกหน่วยงาน  การเสริมสร้างภาพพจน์ให้แก่หน่วยงาน รวมถึงงานเบ็ดเตล็ดอื่น ๆ  อีกมากมาย  ซึ่งสามารถสรุปได้ว่างานสำนักงานมีขอบเขต

องค์ประกอบของสำนักงาน

องค์ประกอบของสำนักงานควรประกอบไปด้วย 3 องค์ประกอบ ดังนี้

4.1 อาคารสถานที่

สถานที่ตั้งขององค์กร ถือเป็นสิ่งที่สำคัญ เนื่องจากในยุคปัจจุบันทุกมุมเมืองเกิดสภาวะรถติด เกิดปัญหาสภาพสิ่งแวดล้อม ดังนั้นในการเลือกสถานที่ตั้งขององค์กรควรที่จะเลือกสถานที่ที่เหมาะสม ซึ่งจะช่วยให้พนักงานสามารถมาทำงานได้สะดวก และอาจยังทำให้พนักงานมีความสุขในการทำงาน ทำให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4.2 เครื่องใช้สำนักงาน

เครื่องใช้สำนักงาน เปรียบเสมือนสิ่งที่ช่วยอำนวยความสะดวกต่อบุคลากร ทำให้ช่วยทุ่นแรงในการทำงาน เครื่องใช้สำนักงาน เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร โทรศัพท์ เครื่องพิมพ์ดีดคอมพิวเตอร์ เป็นต้น

4.3 ผู้ปฏิบัติงาน

ผู้ปฏิบัติงาน หรือบุคลากร เปรียบเสมือนแรงขับเคลื่อน ที่ช่วยให้องค์กรเกิดแรงผลักดันและทำให้เกิดความสำเร็จ ผู้ปฏิบัติงานจึงเป็นได้ตั้งแต่ผู้บริหาร ไปจนกระทั่งพนักงานทั่วไปผู้ปฏิบัติงาน หรือบุคลากรที่เกี่ยวข้องภายในสำนักงาน ประกอบด้วย 4 ฝ่ายที่สำคัญ ดังนี้

1. ผู้บริหารระดับสูง (Top Management) ทำหน้าที่วางแผนยุทธศาสตร์ระยะยาว

2. ผู้บริหารระดับกลาง (Middle Management) ทำหน้าที่วางแผนการบริหาร

3. ผู้บริหารระดับล่าง (Lower Management) ทำหน้าที่วางแผนระดับปฏิบัติการ

4. ระดับปฏิบัติการ (Operation Employee) ทำหน้าที่ปฏิบัติการ

ลักษณะของสำนักงาน

ลักษณะของงานสำนักงาน สำนักงานจะมีลักษณะเฉพาะ ภายในสำนักงานจะบอกให้รู้ทันทีว่าสถานที่นี้คือ ที่ทำงานโดยทั่วไปสำนักงานอาจจะเป็นห้องโถงที่ไม่มีผนังกั้นเลยมีเครื่องปรับอากาศปรับอุณหภูมิอากาศพื้นห้องอาจปูด้วยพรมตลอด มีแสงสว่างเพียงพอ ฉะนั้นสภาพบรรยายกาศภายในสำนักงานจะประกอบด้วย1.บุคคล ปฎิบัติหน้าที่ทำงานหลายคน โดยทำงานรวมกันเป็นหมู่คณะ2.มีอุปกรณ์ในการทำงาน คือ เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงาประเภทต่าง ๆ เช่น โต๊ะ เก้าอี้ ตู้เก็บเอกสาร โทรศัพท์ เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องถ่ายเอกสารเครื่องอัดสำเนา เครื่องคำนวณ เครื่องคอมพิวเตอร์ ฯลฯ3.จำนวนบุคลากร จะมีจำนวนมากหรือน้อยนั้นขึ้นอยู่กับขนาดและชนิดของกิจการ 

อ้างอิง

https://www.l3nr.org/posts/383930

http://www.nhso.go.th/FrontEnd/page-about_power.aspx

https://www.l3nr.org/posts/383930

http://thai.alibaba.com/product-gs/office-furniture-desk-components-mdf-office-furniture-workstations-office-furniture-1632787092.html

http://npsfurnitures.com/free-design/97-